Fuente: blog occ.com
¿Te ha pasado que sales de
una reunión de varias horas pensando que ha sido una pérdida de tiempo? ¡No
eres el único!
De acuerdo con un estudio
realizado en Reino Unido, un trabajador promedio invierte alrededor de 16 horas
en juntas de trabajo cada semana, es decir unas 800 horas al año.
Para muchos empleados, las
juntas laborales no son agradables ni productivas, restan tiempo para atender
pendientes de alta prioridad y en ocasiones no aportan gran cosa a la dinámica
de trabajo.
¿Por qué hacer juntas de
trabajo?
La intención de una reunión
laboral no es perder tiempo o aburrir a los asistentes.
Las empresas convocan a la
gente para establecer acuerdos, encontrar soluciones, compartir ideas y
resolver problemas, la gran pregunta es ¿estamos logrando el objetivo? La
mayoría de los empleados coinciden en que NO.
Una encuesta realizada en el
portal Salary.com reveló que el 47% de los trabajadores piensan que las juntas
representan la pérdida de tiempo número uno en la oficina.
El tiempo es dinero
¿Piensas que una reunión de
trabajo de una hora no impacta realmente la operación de tu negocio? haz la
siguiente reflexión: Una reunión de 1 hora a la que asisten 10 personas, se
convierte en realidad en 10 horas de tiempo útil invertidas en tu junta: una
hora por cada uno de tus colaboradores.
Ahora multiplica ese tiempo por
el número de reuniones que tienes a la semana, al mes y al año. Si las juntas
no son productivas estás perdiendo tiempo, productividad y claro, DINERO.
Optimiza tus reuniones de
trabajo
Para muchos, las reuniones
de trabajo aniquilan la productividad, sin embargo, hay una necesidad genuina y
válida para hacerlas.
La interacción es
fundamental, pero es necesario definir un objetivo claro y generar un plan de
acción, te compartimos las recomendaciones de OCCMundial para sacar el mayor
provecho de tus juntas laborales.
Reglas básicas para
reuniones de trabajo efectivas:
1. Las reuniones deben
enfocarse a tomar decisiones o resolver problemas en conjunto. Si es para dar
un anuncio o compartir información mejor usa el correo electrónico.
2. Ve preparado para maximizar
el tiempo, no alargues la reunión una hora si el asunto puede ser resuelto en
30 minutos o aún mejor, en 15.
3. Inicia siempre a tiempo.
No fomentes la impuntualidad.
4. Prepara al staff para ser
breves, inicia con algo como “Sé que todos tenemos mucho que hacer, así que
tratemos de terminar esto en 30 minutos”.
5. Evita realizar juntas al
final de la jornada laboral, ningún empleado se sentirá cómodo si dispones de
su tiempo personal.
6. Convoca solo a las
personas indispensables, una reunión con pocos participantes da mejores
resultados.
7. Es válido iniciar una
reunión con una breve charla casual entre los asistentes, eso ayudará a tener
una mejor disposición y bajar el estrés, pero no permitas que dure demasiado.
8. Incluye una agenda en la
invitación. Define cuál es el tema, el objetivo y actividades.
9. Acelera tu reunión
planteando con anterioridad una pregunta clave para cada asistente. Pídeles que
preparen su respuesta para el momento de la junta.
10. Si tú eres quien dirige
la reunión, evita revisar tu mail o atender tu teléfono durante la sesión. De
lo contrario el resto del equipo también lo hará.
11. Ningún asistente debe
atender otros asuntos mientras se encuentra en la reunión, si tiene otra
actividad de alta prioridad, lo ideal es que se retire.
12. Prueba el stand-up
meeting, estando todos de pie se obligan a una dinámica más breve y se eliminan
distracciones.
13. Interrumpe a quienes
repiten un punto que alguien ya tocó, evita pérdida de tiempo.
14. Frena cortésmente a
quien esté tomando mucho tiempo para hablar y anima a quienes permanecen en
silencio a participar más.
15. Tras la reunión, cada
asistente debe tener claro los pasos a seguir, pídele a alguien que documente
los acuerdos en una breve minuta, incluyendo tareas específicas y fecha de
entrega.
16. Una junta de más de una
hora sin un breve receso es inhumano.
¿Te hacen sentido estas
recomendaciones? Aplícalas o sugiérelas en tu próxima sesión de trabajo y
cuéntanos qué sucede.
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